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Datenschutz für Unternehmensgründer

4. November 2013

 

Gleich vorweg das Schöne an der Unternehmensgründung: Es gibt ständig neue Ideen die umgesetzt werden wollen. Scheinbar grenzenlose Möglichkeiten bringen die motivierten Gründer zu Höchstleistungen. In dieser Euphorie vergisst jedoch so mancher Neugründer, dass es doch die eine oder andere Regelung gibt, von der man entweder bis jetzt noch gar nichts gehört hat oder die man in Gründungsstress schnell wieder vergisst. Besonders für Gründer ist es nicht nur wichtig, das Thema Datenschutz und Informationssicherheit von Anfang an zu beachten, sondern auch vorteilhaft. Gerade in der Startphase ist es wesentlich einfacher, Datenschutz und Informationssicherheit in die Prozesse einzubinden als zu einem späteren Zeitpunkt.


Das Speichern von personenbezogenen Daten

Beim Datenschutzrecht geht es in erster Linie um den Schutz und die Geheimhaltung von personenbezogenen Daten. Unternehmen verarbeiten Daten insbesondere von Mitarbeitern, Kunden, Interessenten, Partnern etc. Grundsätzlich sieht das Datenschutzgesetz vor, dass Datenanwendungen vor deren Verwendung an die Datenschutzbehörde zu melden sind. Das gilt zwar auch für sogenannte „Excel-Tabellen“, es gibt jedoch auch zahlreiche Ausnahmen zur Meldepflicht. Hierzu zählen typische Datenanwendungen für Rechnungswesen und Logistik, Personalverwaltung, Kundenbetreuung. Vorsicht ist jedenfalls bei der Verarbeitung von sensiblen Daten geboten. Das sind  Daten über die politische Meinung, rassische oder ethnische Herkunft, religiöse oder politische Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben. Hierbei gelten jedenfalls erhöhte Sorgfaltspflichten für die Speicherung sowie die Vorabkontrolle durch die Datenschutzbehörde. Zu den genannten Sorgfaltspflichten können z.B. die verschlüsselte Speicherung oder Übermittlung der Daten sowie der Nachweis, wer wann auf die Daten zugegriffen hat, zählen. Verstöße sind mit Verwaltungsstrafen bedroht. Es ist jedenfalls jedem Unternehmen sehr zu empfehlen, die beabsichtigte Verwendung von Daten im Vorfeld einer genaueren Überprüfung zu unterziehen. Denn in der Startphase ist die Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen häufig noch mit einem sehr geringen Aufwand und überschaubarem Budget realisierbar.


Von den Kunden abgestraft

Oft können sich besonders Startups noch nicht vorstellen, welchen Imageschaden es bedeutet, wenn ein Datenschutzvorfall an die Öffentlichkeit gelangt. Nehmen wir einen Online-Shop als Beispiel: Ohne Kundenvertrauen und einem sicheren Umgang mit Daten, könnten Online-Shops überhaupt nicht erfolgreich auf dem Markt agieren. Zudem werden immer mehr Themen rund um den Datenschutz in den Medien diskutiert, wodurch nicht zuletzt die Sensibilität auf Kundenseite zunimmt. Dies bedeutet: Wer sich nicht datenschutzkonform verhält, wird von den Usern abgestraft.

Wer den Datenschutz beachtet, erlangt daher auch einen oft unterschätzten Vorteil im Wettbewerb, weil Kundenvertrauen entsteht. Ein Imageschaden lässt sich nur schwer wieder beheben, zumal bei gravierendem Verlust von personenbezogenen Daten (z.B. durch Hacking oder Industriespionage) das Unternehmen verpflichtet ist, alle betroffenen Personen zu informieren. Wenn man jedoch nicht wirklich weiß wer nun alles betroffen ist, so müsste demnach die Information über die Medien (Zeitung, TV) erfolgen – ein Horrorszenario für Firmen.

 

Beispiel Newsletter und Werbemails

Der Versand von Newslettern kann schnell zur teuren Datenschutzfalle werden. Der häufigste Fehler, der in diesem Zusammenhang auftritt, ist es, die Empfängeradresse nicht in das BCC-Adressfeld einzufügen. Werden Empfänger im normalen Adressfeld eingefügt, so sind sie für alle anderen Empfänger ersichtlich. Da E-Mail-Adressen auch als personenbezogene Daten gelten, kann eine solche Fehlbedienung rasch fatal enden. Also, beim Versand an mehrere Empfänger unbedingt die E-Mail-Adresse in „BCC-Adressfeld“ einfügen!

Der Schutz von Geschäftsinformationen und Personendaten ist kein großer Aufwand, wenn Sie rechtzeitig mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite damit beginnen.

Mit einem Anruf sind Sie besser beraten: +43 (0)463 276376

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