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Die Nachlassverwaltung eines Unternehmers schließt auch elektronische Daten mit ein

2. Dezember 2013

 

Leider ist es im beruflichen Umfeld oft nicht anders als im Privatleben. Die Regelung des Nachlasses und der Weg zum Notar werden immer wieder aufgeschoben. Zu Lebzeiten macht man sich nicht immer Gedanken über die digitalen Spuren und Daten, die man im im Internet hinterlässt bzw. gespeichert hat. Aber auch das gehört zur Sorgfaltspflicht eines Unternehmers.

 

Es kommt in der heutigen digitalen Welt immer öfters vor, dass Hinterbliebene und Nachfolger vor dem Problem stehen, wie sie mit den digitalen Hinterlassenschaften umgehen sollen. Meist hat man auch überhaupt keine Idee was so alles im Internet gespeichert wurde und wo man den digitalen Nachlass überhaupt suchen muss.

 

Vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) kann dies zu einem ernsten Problem werden. Insbesondere, wenn die Weiterführung oder Abwicklung bzw. die Datennutzung nicht eindeutig geregelt ist und noch Geschäftsfälle offen sind.

 

Was sind denn eigentlich digitale Nachlässe?

 

Wenn man in Wikipedia nachliest, dann erhält man folgende Erklärung: „Als Digitaler Nachlass werden Accounts und Daten im Internet bezeichnet, die nach dem Tode des Benutzers weiter bestehen bleiben. Dazu zählen insbesondere Dienste, die auf sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter, Youtube, XING, Google+, Pinterest, usw., E-Mail-Diensten oder Partnervermittlungen bereitgehalten werden. Die Rechte gehen an die Erben über.“ Der Vollständigkeit halber muss hier jedoch erwähnt werden, dass nicht nur Rechte sondern auch Pflichten gehen an die Erben oder dem Unternehmensnachfolger übergehen. Um keine bösen Überraschung zu erleben, empfehlen wir jedenfalls noch zu Lebzeiten anzugeben, wo Zugangsdaten sozialer Netzwerke und sonstiger Online-Dienste zur eventuellen Löschung hinterlegt sind.

 

Der digitale Nachlass umfasst selbstverständlich sämtliche Nutzerkonten von Online-Diensten und jede Art von Information in digitaler Form auf dem Firmen-PC bzw. -server. Man darf aber auch nicht auf diverse Server in der "Cloud" vergessen, zumal diese insbesondere bei kleinen Unternehmen sehr beliebt sind. Und damit es nach dem Ableben eines Unternehmers nicht zu Problemen bei der Abwicklung von offenen digitalen Geschäftsprozessen und Aufträgen kommt, muss noch zu Lebzeiten eine Regelung gefunden werden.

 

Die Daten überleben uns alle

 

Die Nutzungsmöglichkeiten von Facebook, Ebay oder Paypal bringen es beispielsweise mit sich, dass Daten oder auch Guthaben gespeichert sind, die zwar zu aktiven Zeiten genutzt oder verwaltet werden, jedoch nach Ableben des Nutzers nicht mehr entsprechend bearbeitet werden können, weil z.B. das Passwort nicht bekannt ist. Grundsätzlich gilt, dass auch die digitalen Daten zum Erbe der Hinterbliebenen bzw. Unternehmensnachfolger gehören. Diverse Accounts, E-Mail Konten und Profile werden nicht automatisch gelöscht, zumal deren Betreiber überhaupt nicht über das Ableben ihrer Nutzer Bescheid wissen können. Es bleibt daher den Hinterbliebenen die zusätzliche Last, sich auch um die ordnungsgemäße Abwicklung dieser Konten zu kümmern. Eines ist gewiss: Daten sind unsterblich. Dies gilt sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich.
 
Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist darauf zu achten, dass die Systemrechte, Accounts, Passwörter etc. von Firmeninhabern an einem sicheren Ort (z.B. USB-Stick hinterlegt beim Notar) verwaltet werden, damit bei Ausscheiden oder Tod eines Mitarbeiters sichergestellt ist, dass digitalen Geschäfte noch entsprechend abgewickelt werden können. Dies gilt insbesondere auch für den Unternehmer selbst, der sich rechtzeitig um eine entsprechende Nachfolge und seinen (digitalen) Nachlass kümmern muss. Das Geschäft muss auch nach dem Tod des Unternehmers (und natürlich auch des Mitarbeiters) weiterlaufen, und darf nicht durch fehlende Zugangsberechtigungen gelähmt oder sogar beendet werden und sollte in gar keinem Fall zum Rechtsstreit führen.

 

Grundsätzlich müsste das vorhandene Erbrecht entsprechend dem digitalen Zeitalter  angepasst werden. Jedoch ist aktuell jeder Unternehmer selbst gefordert sich um sein digitales Erbe zu Lebzeiten Gedanken zu machen.

 

Was müssen Unternehmer nun tun?

 

In größeren Unternehmen gibt es meist eigene IT-Abteilungen mit entsprechenden Spezialisten, die über entsprechende Prozesse verfügen, wie bei Tod oder Ausscheiden eines Nutzers im Unternehmen mit den Account- und Datennachlässen vorzugehen ist. In kleinen und mittleren Unternehmen sieht die Sache schon anders aus. Hier bleibt das Risiko bestehen, dass bei einem Todesfall wichtige Geschäftsdaten oder Geschäftsvorgänge verloren gehen oder nicht abgewickelt werden können, weil der Unternehmer seine digitale Welt in die Nachlassregelung nicht meiteinbezogen hat.

 

Stellen Sie sich vor, wenn es digital vorliegende Verträge gibt, die noch gekündigt werden müssen oder Rechnungen offen sind, die noch zu zahlen sind, oder auf PayPal oder anderen Online-Konten noch ein Guthaben oder Forderungen vorhanden sind, oder in Ebay noch Geschäfte abgewickelt werden müssen, und so weiter. Unabhängig von den geschäftlichen Prozessen dürfen auch die datenschutzrechtlichen Vorgaben nicht außer Acht gelassen werden. Das Unternehmen muss auch nach dem Ableben des Geschäftsführers die sichere Verwendung von personenbezogenen Daten garantieren sowie im bei Aufforderung diese Daten auch löschen können.

 

Da es zu diesem Thema leider noch keine eindeutige rechtliche und formelle Regelung gibt, gilt der Grundsatz wie bei jedem Eigentum, dass auch für die Daten auf dem PC oder im Internet, eine testamentarische Regelung viel Zeit und Ärger bei den Hinterbliebenen bzw. Unternehmensnachfolgern erspart.

 

Hinterlegen sie als Unternehmer wichtige Informationen zu ihren Daten, Passwörtern und E-Mail-Accounts in einem Testament und klären sie auf, was damit nach ihrem Ableben passieren soll. Beachten sie: Ein digitales Testament gibt es nicht. Sie müssen auch hier, wie beim herkömmlichen Testament, ihren letzten Willen (hand-)schriftlich dokumentieren oder vom Notar beglaubigen lassen. Damit das beim Notar hinterlegte Dokument nicht nach jeder Passwortänderung geändert werden muss, empfiehlt es sich die Passwörter physisch in einem Firmensafe oder in einem Bankschließfach zu verwahren. Der Zugangscode zum Firmensafe kann dann beim Notar hinterlegt werden.

 

 

Checkliste zur Vorsorge für Unternehmer (und auch Privatpersonen):

  • Listen sie alle Verträge mit Providern, Internetfirmen, Lieferanten etc. auf und geben sie an, wer externen Zugang zu ihren Daten hat.

  • Erstellen sie eine Liste über alle ihre Accounts/Zugänge und geben sie an, wo die Passwörter sicher verwahrt sind.

  • Sämtliche Geräte (Handy, Smartphone, Tablet, PC usw.), die sie einsetzen, sollten in einer Inventarliste angeführt werden.

  • In welchen sozialen Medien sind sie aktiv (z.B. Facebook®, Twitter® etc.)?

  • Beschreiben Sie, wo sie ihre eigene Daten (Dokumente, Bilder) auf fremden Servern in der Clouds gespeichert haben.

  • Geben sie an, wer auf ihre Daten im Nachlass zugreifen darf und wer nicht.

  • Geben sie die Person an, die sie noch zu Lebzeiten über Ihre digitalen Daten und deren Zugriffsmöglichkeiten informieren (Notar, etc.).

 

 

Quellennachweis: DsiN, Wikipedia, Bitcom

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